MENGANALISA HUBUNGAN ANTARA PERSONALIA DENGAN KARYAWAN
DALAM SEBUAH PERUSAHAAN
A.
Pengertian Manajemen Personalia /
SDM/HRD
Manajemen
personalia adalah sebagai pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian
balasan jasa dan pengelolaan terhadap individu anggota organisasi atau kelompok
bekerja, atau juga dapat diartikan sebagai sebuah Manajemen proses yang terdiri
dari perencanaan, pengorganisasian, pimpinan dan pengendalian kegiatan-kegiatan
yang berkaitan dengan analisis pekerjaan, evaluasi pekerjaan, pengadaan,
pengembangan, kompensasi, promosi dan pemutusan hubungan kerja guna mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
Dari sisi
pekerjaan terdiri dari analisis dan evaluasi pekerjaan.Sedangkan dari sisi
pekerja meliputi kegiatan-kegiatan pengadaan tenaga kerja, penilaian prestasi
kerja, pelatihan dan pengembangan, promosi, kompensasi dan pemutusan hubungan
kerja.
B.
Fungsi Manajemen Personalia
1.
Perencanaan
Perencanaan adalah usaha sadar
dalam pengambilan keputusan yang telah diperhitungkan secara
matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan
dalam danoleh suatu organisasidalam rangka pencapaian tujuan yang
telah dilakukan sebelumnya.
2.
Rekrutmen & seleksi
Rekrutmen (Recruitment)
adalah proses penarikan sekelompok kandidat untuk mengisi posisi yang
lowong. Perekrutan yang efektif akan membawa peluang pekerjaan kepada perhatian
dari orang-orang yang berkemampuan dan keterampilannya memenuhi spesifikasi
pekerjaan. Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga
kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal
yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar
riwayat hidup / cv / curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar
dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal
memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat
terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan
proses seleksi lainnya.
3.
Orientasi, Pelatihan dan Pengembangan
Pelatihan (training) merupakan
proses pembelajaran yang melibatkan perolehan keahlian, konsep, peraturan, atau
sikap untuk meningkatkan kinerja tenaga kerja. Menurut pasal I ayat 9
undang-undang No.13 Tahun 2003. Pelatihan kerja adalah keseluruhan kegiatan
untuk memberi, memperoleh, meningkatkan, serta mengembangkan kompetensi kerja,
produktivitas, disiplin, sikap, dan etos kerja pada tingkat ketrampilan dan
keahlian tertentu sesuai dengan jenjang dan kualifikasi jabatan dan pekerjaan.
4.
Evaluasi Kinerja
Evaluasi sama pentingnya dengan
fungsi-fungsi manajemen lainnya, yaitu perencanaan, pengorganisasian atau
pelaksanaan, pemantauan (monitoring) dan pengendalian. Sebagai bagian dari
fungsi manajemen, fungsi evaluasi tidaklah berdiri sendiri. Fungsi-fungsi
seperti fungsi pemantauan dan pelaporan dapat dilakukan pada saat pertemuan
atau rapat dengan bagian, departemen atau divisi lain perusahaan tersebut.
Evaluasi sangat bermanfaat agar organisasi atau perusahaan tidak mengulangi
kesalahan yang sama setiap kali.
5.
Komensasi
Pemberian balas jasa langsung dan tidak
langsung berbentuk uang atau barang kepada karyawan sebagai imbal jasa( output)
yang diberikannya kepada perusahaan. Prinsip Kompensasi adalah adil dan layak
sesuai prestasi dan tanggung jawab.
6.
Pengintegrasian
Kegiatan untuk mempersatukan kepentingan
perusahaan dan kebutuhan karyawan, sehingga tercipta kerjasama yang serasi dan
saling menguntungkan.
7.
Pemeliharaan
Kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan
kondisi fisik, mental dan loyalitas karyawan agar tercipta kerjasama yang
panjang.
8.
Pemberhentian
Pemutusan hubungan kerja adalah
pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan
berakhirnya hak dan kewajiban antar pekerja dan pengusaha.
C. Budaya Kerja dan Komunikasi yang Baik dan Efektif antara Manajemen
Personalia dengan Bidang Lain, Karyawan Khususnya.
Pada dasarnya, setiap orang memerlukan komunikasi
interpersonal sebagai salah satu bantu dalam kelancaran bekerja sama dengan
orang lain dalam bidang apapun. Komunikasi interpersonal merupakan aktivitas
yang dilakukan dalam kehidupan sehari-hari, dan merupakan cara untuk
menyampaikan dan menerima pikiran-pikiran, informasi, gagasan, perasaan, dan
bahkan emosi seseorang, sampai pada titik tercapainya pengertian yang sama
antara komunikator dan komunikan. Secara umum, definisi komunikasi
interpersonal adalah “Sebuah proses penyampaian pikiran-pikiran atau informasi
dari seseorang kepada orang lain melalui suatu cara tertentu (biasanya dalam
bentuk komunikasi) sehingga orang lain tersebut mengerti apa yang dimaksud oleh
penyampaian pikiran-pikiran atau informasi.
Komunikasi interpersonal dari seorang Personalia ke
Karyawan merupakan komunikasi yang mempunyai efek besar dalam hal mempengaruhi
kerja sebuah perusahaan. Oleh karena saling berhadapan muka, maka masing-masing
pihak dapat langsung mengetahui respon yang diberikan, serta mengurangi tingkat
ketidak jujuran ketika sedang terjadi komunikasi. Sedangkan apabila komunikasi
interpersonal itu terjadi secara sekunder, sehingga antara Personalia dan
Karyawan terhubung media, efek komunikasi sangat dipengaruhi oleh karakteristik
interpersonalnya. Misalnya saling berkomunikasi melalui media telepon seluler,
maka efek komunikasi tidak semata-mata dipengaruhi oleh kualitas pesan dan
kecanggihan media, namun yang lebih penting adalah adanya ikatan interpersonal
yang bersifat emosional.
Ada fakta yang harus kita perhatikan, bahwa dalam
berkomunikasi perhatian kita justru lebih tertuju kepada figur orang yang
berkomunikasi dengan kita. Perbedaan latar belakang pendidikan, latar belakang
budaya, perbedaan kemampuan, perbedaan karakter dari tiap orang dan
faktor-faktor lainnya akan mempengaruhi tingkat keefektifan komunikasi.
Seorang karyawan baru biasanya beradaptasi dengan Personalia atau atasan
bermula dengan melakukan hal-hal sebagai berikut:
a) Keinginan memperoleh pengalamamn baru,
b) Keinginan untuk mendapatkan respon,
c) Keinginan akan pengakuan,
d) Keinginan akan rasa aman.
Sikap dan emosi menunjukkan perasaan seseorang tentang
objek, aktivitas, peristiwa dan orang lain. Perasaan ini menjadi konsep yang
mempresentasikan suka atau tidak suka. Bila orang yang anda cintai melecehkan
anda, anda akan berekasi secara emosional, karena itu dilakukan secara sadar.
Jantung anda kan berdetak lebih cepat, kulit memberikan respon dengan
mengeluarkan keringat, dan napas terengah – engah ( proses fisiollogis). Anda
mungkin membalas cemoohan itu dengan kata – kata keras.
Situasi adalah
juga salah satu faktor yang mempengaruhi perilaku. Menurut pendekatan ini,
perilaku manusia dipengaruhi oleh lingkungan/situasi. Faktor-faktor situasional
ini berupa:
h. stimuli
yang mendorong dan memperteguh perilaku
Komunikasi dapat di katakan efektif antara personalia
dan karyawan apabila pesan diterima dan dimengerti sebagaimana yang dituju,
pesan di tindak lanjuti dengan sebuah perbuatan secara suka rela oleh penerima
pesan, dapat meningkatkan kualitas hubungan antar pribadi, dan tidak ada
hambatan untuk itu. Komunikasi interpersonal di katakan efektif,apabila
memenuhi tiga persyaratan utama,yaitu :
a. Pengertian yang sama dengan
terhadap makna pesan.
Salah satu indikator yang dapat di gunakan sebagai ukuran komunikasi
dikatakan efektif,adalah apabila makna pesan yang di kirim oleh Personalia sama
dengan makna pesan yang diterima oleh Karyawan ataupun sebaliknya. Pada tataran
empiris,seringkali terjadi mis komunikasi yang disebabkan oleh karena komunikan
memahami makna pesan tidak sesuai dengan yang dimaksudkan oleh salahsatu pihak.
b. Meningkatkan kualitas hubungan
antarpribadi.
Efektivitas dalm komunikasi interpersonal akan mendorong terjadinya
hubungan yang positif terhadap rekan,keluarga,dan kolega. Hal ini disebabkan
pihak pihak yang saling berkomunikasi merasakan memperoleh manfaat dari
komunikasi itu, sehinggamerasa perlu untuk memelihara hubungan antarpribadi.
Banyak orang menjadi sukses karena memiliki hubungan yang sangat baik
dengan orang lain. Komunikasi interpersonal yang efektif berfungsi membantu
anda untuk :
1. Membentuk dan menjaga hubungan baik antar
personalia dan karyawan.
2. Menyampaikan pengetahuan.
3. Mengubah sikap dan perilaku.
4. Pemecahan masalah hubungan antar pribadi.
5. Citra hubungan kerja menjadi lebih baik.
Komunikasi interpersonal yang efektif akan membantu
anda mengantarkan kepada tercapainya tujuan perusahaan. Jika komunikasi
interpersonal tidak berhasil,akibatnya bisa apa saja,dari sekedar membuang
waktu,sampai akibat buruk yang tragis. Misalnya saja, kegagalan komunikasi
antara personalia dan karyawan yaitu salah paham mengatur jadwal kerja
karyawan,hitungan gaji dan jam lembur, pengiriman barang, jadwal cuti dan
tunjangan, dan lain sebagainya.
Beberapa hal yang harus diperhatikan saat kita di
tempatkan sebagai Personalia sebuah perusahaan agar komunikasi dengan karyawan
berjalan dengan baik:
a. Respect
Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi interpersonal yang efektif
adalah respect, ialah sikap menghargai setiap individu yang menjadi
sasaran pesan yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling merhargai merupakan
hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain.
b. Empathy
Empathy (empati) dalah
kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang
dihadapi oleh orang lain. Komunikasi empatik dilakukan dengan memahami dan
mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan
kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan
orang lain. Rasa empati akan meningkatkan kemampuan kita untuk dapat
menyampaikan pesan dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerimaan
komunikan menerimanya. Sehingga nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan
tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima.
c. Audible
Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengertikan
atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih
dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible
berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan.
d. Clarity
Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum ke empat
yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak
menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Clarity
dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi
interpersonal kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi
atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust)
dari penerima pesan.
e. Humble
Hukum ke lima dalam membangun komunikasi interpersonal yang efektif adalah
sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama
untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah
hati yang kita miliki. Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima
hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang
komunikator yang handal, yang dapat menyampaikan pesan dengan cara yang sesuai
dengan keadaan komunikan. Komunikasi interpersonal yang tidak mempertimbangkan
keadaan komunikan, akan menghasilkan komunikasi yang arogan, satu arah, dan
seringkali menjengkelkan orang lain.
f.
Keterbukaan (openness)
Keterbukaan ialah sikap dapat menerima masukan dari orang lain, serta
berkenaan menyampaikan informasi penting kepada orang lain. Dalam proses
komunikasi interpersonal, keterbukaan menjadi salah satu sikap positif. Hal ini
disebabkan, dengan keterbukaan, maka komunikasi interpersonal akan berlangsung
secara adil, transparan, dua arah, dan dapat diterima oleh semua pihak yang
berkomunikasi.
g. Sikap positif (positiveness)
Sikap positif (positiveness) ditunjukkan dalam bentuk sikap dan
perilaku. Sikap positif dapat ditunjukkan dengan berbagai macam perilaku dan
sikap, antara lain:
·
Menghargai orang
lain
·
Berfikiran
positif terhadap orang lain
·
Tidak menaruh
curiga secara berlebihan
·
Meyakini
pentingnya orang lain
·
Memberikan
pujian dan penghargaan
·
Komitmen
menjalin kerjasama.
e. Kesetaraan
(equality)
Kesetaraan (equality) ialah pengakuan bahwa kedua belah pihak
memiliki kepentingan, kedua belah pihak sama-sama bernilai dan berharga, dan
saling memerlukan. Indicator kesetaraan meliputi:
·
Menempatkan diri
setara dengan orang lain
·
Menyadari akan adanya
kepentingan yang berbeda
·
Mengakui
pentingnya kehadiran orang lain
·
Tidak memaksa
kehendak
·
Komunikasi dua
arah
·
Saling
memerlukan
·
Suasana
komunikasi akrab dan nyaman.
Dari pembahasan ini kita dapat mengambil
kesimpulan bahwa manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain sistem
perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier,
evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik.
Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen
yang memengaruhi secara langsung sumber daya manusianya.
Pencapaian produktivitas tenaga kerja perusahaan jika ingin sesuai yang
diinginkannya harus didukung oleh kegiatan-kegiatan departemen personalia
perusahaan tersebut. Termasuk Pemberian reward dari atasan atau Personalia,
untuk pencapaian prestasi seorang karyawan, pemberian hukuman dan sanksi
ataupun hubungan komunikasi kerja sehari-hari dengan karyawan harus dilakukan
dengan profesionalitas dan dewasa. Jika kita ditempatkan sebagai Personalia
harus memahami setiap kondisi dan situasi saat kita mengambil tindakan atau
suatu keputusan.
Oleh: Erwin S Gultom
Tidak ada komentar:
Posting Komentar